Mieux communiquer au travail pour mieux se comprendre

Mieux communiquer au travail pour mieux se comprendre

Au travail, il vaut mieux parfois tenir sa langue. Voici quelques conseils pour des communications harmonieuses et efficaces.

La communication : plus complexe qu’il n’y paraît

Des chercheurs l’ont démontré : les interactions face à face s’avèrent beaucoup plus efficaces – 34 fois plus (en anglais seulement) – que les courriels.

Lorsque vous écrivez un courriel, comment savez-vous :

  • Qu’il atteindra la boîte de réception du destinataire plutôt que ses pourriels?

  • Que le destinataire prendra le temps de le lire, submergé par tous les messages qu’il reçoit dans une journée?

  • Que ce que vous avez écrit sera compris?

C’est pourquoi la communication de vive voix s’avère efficace en contexte de travail.

Pour une communication harmonieuse et efficace, vous devez :

  • Bien choisir vos mots

  • Porter attention au moment et vous assurer que votre destinataire est disposé à vous écouter

  • Utiliser le bon ton

  • Adopter une attitude positive

  • Vous en tenir aux faits

Bien choisir les mots

Soyez précis : la « patente », le « truc » ou « l’affaire » ne font pas… l’affaire dans une communication que l’on veut efficace. Un interlocuteur pressé ne vous écoutera pas s’il doit faire un trop grand effort simplement pour comprendre de quoi vous parlez.

Évitez les jurons, les blagues sexistes et les remarques sur l’apparence d’un collègue. En plus de choquer les oreilles de vos pairs et de démontrer votre manque de savoir-vivre, vous minimiserez votre crédibilité et réduirez vos chances d’avancement.

Tenez-vous loin des absolus « Toujours » et « Jamais ». Ils pourraient vous nuire plus que vous aider.

Porter attention au moment

Assurez-vous que votre interlocuteur est disposé à vous écouter avant de vous lancer dans une discussion.

  • Le petit fait ses dents et papa n’a pas dormi depuis 3 jours? Demandez-vous si votre « problème » est important à ce point ou si sa résolution peut attendre un peu. Vous êtes pressé? Adressez-vous à un autre collègue pour de l’aide.

  • Votre patron convoque une rencontre d’équipe pour régler une situation urgente? Ce n’est pas le moment de parler de vos préoccupations personnelles, même si elles concernent un dossier important.

    Parlez-lui seul à seul à la suite de la réunion, dites-lui que vous aimeriez le rencontrer et fixez ensemble un moment. Ou prenez rendez-vous auprès de son adjointe ou de son adjoint.

Votre horaire est chargé? Laissez le téléphone sonner si vous n'avez pas le temps de parler : l'appelant laissera un message. Il vaut mieux rappeler plus tard que d’essayer d’être « présent » alors que votre esprit est occupé ailleurs.

Utiliser le bon ton

Calmez-vous avant de prendre la parole si vous êtes en furie. Vous peinerez à atteindre vos objectifs de communication si vous haussez la voix ou employez un ton agressif.

Adressez-vous à vos collègues comme… à des collègues. Évitez l’emploi d’un ton condescendant ou infantilisant.

Reconnaissez les bons coups de vos pairs ou de vos employés et félicitez-les. Mais tenez-vous-en aux « vrais » bons coups. Tout n’est pas E-X-T-R-A-O-R-D-I-N-A-I-R-E, alors limitez vos élans de reconnaissance. Ils deviendront lassants à la longue.

Adopter une attitude positive

Si vous manquez d’information pour répondre avec assurance, posez des questions à votre interlocuteur pour obtenir des précisions AVANT de lui fournir une réponse.

Si votre patron vous confie une tâche qui vous semble impossible à réaliser, c’est qu’il croit en vous. Alors, ne lui dites pas que « Ça ne se fait pas ».

  • Osez sortir de votre zone de confort et lancez-vous.

  • Proposez d’analyser les options disponibles et de lui revenir avec de l’information précise.

  • Au besoin, demandez qu’on nomme une personne-ressource pour vous guider.

Ne vous dénigrez pas, ne minimisez pas vos propres propos. Vous ne rendrez service à personne. « C’est peut-être insignifiant, mais… » peut vous faire paraître… insignifiant.

Soyez sûr de vous. Les « Peut-être », « Je pense que » ou « Je vais essayer » n’ont pas leur place dans une discussion professionnelle où l'on vous consulte pour obtenir votre avis d’expert. Les « Bien sûr », « Je sais que » et « Je m’y mets » apparaissent plus appropriés et rassurants pour l’interlocuteur.

S’en tenir aux faits

Allez droit au but lorsque vous exposez une situation. Seuls les faits intéressent les décideurs.

Évitez de prêter des intentions à vos pairs ou de faire part de vos impressions ou de vos opinions.

Et n’oubliez pas : le proverbe « Il faut tourner 7 fois sa langue dans sa bouche avant de parler » a encore sa place.