10 conseils pour améliorer la gestion de vos courriels

Vous consacrez en moyenne 13 heures par semaine à la gestion de vos courriels.

Cela représente 30 % de votre temps ou 16 semaines par an.

Si vous souhaitez alléger le nombre d’heures passées à lire et à trier vos messages, voici 10 trucs à mettre en pratique.

1. Une action pour chaque lecture

Chaque fois que vous consultez un nouveau courriel, entreprenez l’une des actions suivantes :

• répondre
• faire un suivi
• approuver
• préciser
• classer

Battez le fer quand il est chaud. En effet, traiter vos courriels au fur et à mesure en facilite beaucoup la gestion.

Vous pourriez aussi les trier selon leur importance et la date d’échéance des demandes.

Évitez de déplacer des courriels dans le répertoire « Non lu ». Non seulement ce répertoire risque de gonfler à vue d’œil, mais cette méthode vous force à exécuter deux fois la même tâche : relire et poser une action. On n’y échappe pas…

2. Le nettoyage de votre boîte de réception

Épurez votre boîte de réception : réduisez au maximum la quantité de courriels que vous n’avez pas encore traités.

Si vous en conservez certains, établissez un système de classement qui vous permettra de trouver tout ce que vous cherchez dans vos archives.

Si un courriel s’éternise dans votre boîte de réception, c’est le signe que l’action que vous deviez poser au point précédent n’a pas eu l’effet escompté.

3. Du temps, mais pas trop!

Tous les jours, consacrez environ 45 minutes consécutives à la gestion de vos courriels, plutôt que de les traiter à la pièce.

Ce va-et-vient entre vos tâches principales et votre boîte courriel nuit à la concentration.

4. Des notifications désactivées

Les notifications sonores et visuelles favorisent l’inattention et nuisent à la concentration.

Désactivez-les, vous gagnerez en productivité.

Vous pouvez aussi fermer votre boîte courriel quand vous exécutez une autre tâche.

5. Des destinataires sollicités au bon moment

Envoyez des courriels seulement aux personnes qui ont un rôle à jouer dans votre demande.

Avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer », posez-vous les questions suivantes :

• Quel est le but de mon message? Est-ce que je souhaite obtenir l’avis ou l’approbation du destinataire?
• Est-ce le bon moment pour l’informer ou est-ce préférable de le faire plus tard?
• Est-il indispensable d’informer le destinataire?

Bref, impliquer toute une chaîne de personnes dans le processus risque de polluer leur boîte courriel inutilement.

Vous passerez aussi plus de temps à traiter leurs réponses.

6. Le téléphone et la vidéoconférence, si possible

Optez pour le téléphone ou la vidéoconférence quand vous avez des questions rapides à poser à votre interlocuteur et que vous n’avez pas besoin de conserver une trace écrite de votre conversation.

Réservez alors le courriel pour des messages destinés à plusieurs personnes en même temps.

7. La messagerie instantanée pour désengorger la boîte courriel

Si vous n’avez pas besoin d’une réponse rapide, choisissez la messagerie instantanée. Elle permet à la personne que vous souhaitez joindre de vous répondre selon ses disponibilités.

Vous éviterez ainsi de gérer une chaîne de courriels par la suite.

8. Un message concis

Rédigez votre courriel de façon précise et brève. L’essentiel de vos propos devrait se résumer en deux phrases.

Plus facile à dire qu’à faire?

Pour y arriver, évitez les adverbes et les qualificatifs qui finissent par alourdir votre missive. Faites des phrases courtes et développez une idée par paragraphe.

Astuce :

Écrivez d’abord votre courriel dans le champ « Objet ». Cet exercice vous oblige à utiliser le moins de mots possible. Rien ne vous empêche après d’apporter quelques précisions dans le corps du message.

9. Un simple merci

Allez droit au but. Utilisez donc le « merci » en guise de conclusion.

Truffer votre message de longs remerciements, d’émoticônes ou d’éloges peut irriter certains destinataires.

10. Le dosage de la ponctuation et un texte en minuscules

Dosez l’usage du point d’exclamation dans votre message. Il ne rend pas le texte plus dynamique.

Les majuscules sont à proscrire, car elles rendent la lecture à l’écran plus difficile. De plus, elles peuvent être perçues comme un signe de cri, voire d’agressivité.

D’autres idées?

Avez-vous d’autres tactiques pour mieux gérer vos courriels? N’hésitez pas à les partager!