5 conseils pour faciliter l’intégration d’un nouvel employé en télétravail

5 conseils pour faciliter l’intégration d’un nouvel employé en télétravail

Voici 5 conseils pour un processus d’accueil « accueillant » pour une recrue à distance.

Soyez prévoyant

Assurez-vous qu’une ressource de l’équipe du service informatique soit disponible pour s’assurer que le tout fonctionne rondement, notamment les accès aux systèmes de l’entreprise.

Si vous remettez habituellement une trousse d’accueil à vos nouveaux employés qui travaillent dans les bureaux, faites livrer une telle trousse par voie électronique quelques jours avant le début de son emploi.

Portez attention à la 1re journée

Organisez une rencontre d’équipe dès la première matinée pour que le nouvel employé fasse connaissance avec ses collègues. Vous n’aurez pas de deuxième chance de faire une bonne première impression…

Rendez-vous disponible tout au long de la journée pour répondre à ses questions. Vous ne pouvez pas vous libérer de vos obligations? Désignez un responsable qui disposera du temps nécessaire pour s’acquitter de la tâche.

Malgré votre horaire chargé, prévoyez des moments pour entrer en contact avec votre nouveau collaborateur, par téléphone ou visioconférence; évitez de communiquer par courriel.

Sa voix ou son attitude vous en diront plus long sur son appréciation de la situation qu’un écrit de quelques mots qu’il aura peut-être tenté de rendre « neutre ».

Des suggestions :

  • À la pause-café, pour discuter de ses premières impressions et de ses préoccupations.

  • À l’heure du lunch, avec quelques membres de l’équipe, pour faire connaissance de façon informelle.

  • À la fin de la journée, pour vous assurer qu’il est confiant et le rassurer, au besoin.

Fournissez-lui toute la documentation nécessaire à son quotidien : feuille de présence, rapport de dépenses, etc. Mettez-le rapidement en contact avec une personne-ressource qui pourra l’aider s’il éprouve des difficultés à remplir les obligations relatives à l’emploi.

Offrez une vision élargie

Planifiez des rencontres virtuelles entre le nouvel employé et certains intervenants clés pour qu’il saisisse les liens entre son poste et celui des autres.

De cette façon, il se sentira plus sûr de lui et :

  • Il connaîtra davantage son rôle ainsi que la contribution qu’il peut apporter à l’entreprise

  • Il prendra plus rapidement des initiatives et démontrera plus de créativité

  • Il percevra davantage les enjeux organisationnels et les relations « diplomatiques » internes.

Racontez-lui l’histoire de l’entreprise, ses succès, ses difficultés.

Renseignez-le sur la culture de l’organisation, ses valeurs, ses objectifs, ses us et coutumes.

Jumelez-le à un mentor qui l’accompagnera dans son adaptation à sa nouvelle réalité et à son cheminement professionnel au sein de l’entreprise.

Communiquez

Votre employé à distance s’épanouira et sera plus efficace si vous connaissez ses attentes, ses priorités et ses objectifs de carrière. Alors, demandez-les-lui!

Tenez-le informé des dossiers sur lesquels l’équipe travaille, des difficultés rencontrées et des bons coups.

Donnez-lui la possibilité de contribuer aux réalisations de ses collègues. Qui sait, des collaborations conduiront peut-être à la résolution de problèmes qui semblaient insurmontables. Un plus pour sa confiance en lui.

Soyez patient

Joindre une équipe en présentiel est préoccupant : bien des nouveaux employés doivent surmonter des défis et effectuer des apprentissages. Leur niveau de stress augmente, ils se sentent incompétents et ont bien souvent l’impression qu’ils n’y arriveront jamais.

Alors imaginez-vous entrer dans une équipe à distance…

N’attendez pas de votre recrue un rendement égal à celui d’un employé qui travaille avec vous depuis un an. Laissez-lui le temps de s’acclimater. Accompagnez-le.

Mettez-le à l’aise pour qu’il ne soit pas gêné de poser des questions.

Et souhaitez-lui bon succès!